1. Escolher o que o assistente deve tratar
Listar as situações em que a equipe não pode atender. Decidir se é preciso ajuda com chamadas não atendidas, linha ocupada ou chamadas fora do horário. Combinar o que os interlocutores devem esperar de um retorno.
2. Preparar o perfil da empresa
- Nome da empresa, endereço e horário de funcionamento.
- Serviços oferecidos e perguntas mais frequentes.
- Respostas aprovadas e assuntos que devem ir a uma pessoa.
- Dados necessários para retorno ou pedido de agendamento.
- Membros da equipe responsáveis por acompanhamento e notificações.
3. Configurar encaminhamento e testar
Usar o destino atribuído à empresa e as instruções do provedor. Verificar cobranças de encaminhamento e guardar as instruções para desativar.
Ligar para o número normal de outro telefone. Verificar saudação, testar pergunta de rotina, deixar um pedido e checar se o painel e as notificações configuradas o recebem.
4. Manter informações atualizadas
Atualizar horários de feriado, serviços e respostas aprovadas quando mudam. Revisar as primeiras chamadas com a equipe e ajustar o perfil onde os interlocutores precisam de informação mais clara.