1. Bepaal wat de assistent moet afhandelen
Breng in kaart in welke situaties uw team niet kan opnemen. Bepaal of u hulp nodig heeft bij onbeantwoorde oproepen, een bezette lijn of gesprekken buiten openingstijd. Spreek af wat bellers van een terugbelverzoek mogen verwachten.
2. Bereid uw bedrijfsprofiel voor
- Uw bedrijfsnaam, adres en openingstijden.
- De diensten die u aanbiedt en de vragen die bellers het vaakst stellen.
- Goedgekeurde antwoorden en onderwerpen die naar een medewerker moeten.
- De gegevens die nodig zijn voor een terugbel- of afspraakverzoek.
- De teamleden die verantwoordelijk zijn voor opvolging en meldingen.
3. Stel doorschakeling in en test deze
Gebruik het aan uw bedrijf toegewezen bestemmingsnummer en de instructies voor uw aanbieder. Controleer doorschakelkosten en bewaar de instructies om het uit te schakelen.
Bel uw normale nummer vanaf een andere telefoon. Controleer de begroeting, probeer een routinevraag, spreek een verzoek in en controleer of het dashboard en de ingestelde meldingen het ontvangen.
4. Houd de gegevens actueel
Werk vakantietijden, diensten en goedgekeurde antwoorden bij wanneer ze wijzigen. Bekijk vroege gesprekken met uw team en pas het profiel aan waar bellers duidelijkere informatie nodig hebben.