1. Wybierz, czym asystent ma się zajmować
Proszę wypisać sytuacje, w których zespół nie może odebrać. Proszę zdecydować, czy potrzebują Państwo pomocy przy nieodebranych połączeniach, zajętej linii, czy połączeniach poza godzinami otwarcia. Proszę uzgodnić, czego dzwoniący powinni oczekiwać po oddzwonieniu.
2. Przygotuj profil firmy
- Nazwa firmy, adres i godziny otwarcia.
- Oferowane usługi i najczęstsze pytania dzwoniących.
- Zatwierdzone odpowiedzi i tematy, które muszą trafiać do człowieka.
- Dane potrzebne do oddzwonienia lub prośby o termin.
- Członkowie zespołu odpowiedzialni za kontynuację i powiadomienia.
3. Ustaw przekierowanie i przetestuj
Proszę użyć miejsca docelowego przypisanego Państwa firmie oraz instrukcji operatora. Proszę sprawdzić opłaty za przekierowanie i zachować instrukcję wyłączania.
Z innego telefonu proszę zadzwonić na zwykły numer. Proszę zweryfikować powitanie, wypróbować rutynowe pytanie, zostawić prośbę i sprawdzić, czy panel i skonfigurowane powiadomienia ją otrzymały.
4. Aktualizuj informacje
Przy zmianach proszę aktualizować godziny świąteczne, usługi i zatwierdzone odpowiedzi. Pierwsze połączenia proszę przeglądać z zespołem i doprecyzowywać profil tam, gdzie dzwoniący potrzebują jaśniejszych informacji.