1. Choisissez ce que l’assistant doit gérer
Listez les situations où votre équipe ne peut pas répondre. Décidez si vous avez besoin d’aide pour les appels sans réponse, une ligne occupée ou les appels hors horaires. Convenez de ce que les appelants doivent attendre d’un rappel.
2. Préparez votre profil d’entreprise
- Le nom de votre entreprise, votre adresse et vos horaires.
- Les prestations que vous proposez et les questions les plus fréquentes des appelants.
- Les réponses approuvées et les sujets qui doivent aller à une personne.
- Les informations nécessaires pour un rappel ou une demande de rendez-vous.
- Les membres de l’équipe responsables du suivi et des notifications.
3. Configurez le transfert et testez-le
Utilisez la destination attribuée à votre entreprise et les instructions de votre opérateur. Vérifiez les frais de transfert et gardez les instructions pour le désactiver.
Appelez votre numéro habituel depuis un autre téléphone. Vérifiez l’accueil, essayez une question courante, laissez une demande et vérifiez que le tableau de bord et les notifications configurées la reçoivent.
4. Gardez les informations à jour
Mettez à jour horaires de congés, prestations et réponses approuvées quand ils changent. Examinez les premiers appels avec votre équipe et ajustez le profil là où les appelants ont besoin d’informations plus claires.