Choisissez quand les appels doivent être transférés
Le transfert peut couvrir les appels sans réponse, une ligne occupée ou tous les appels entrants. Les options dépendent de votre opérateur et de votre système téléphonique. Pour beaucoup de petites équipes, le transfert uniquement en cas de non-réponse est un point de départ pratique.
Décidez si l’assistant doit aider pendant les rendez-vous clients, après les horaires ou chaque fois que l’équipe ne peut pas décrocher. Cette décision doit correspondre à l’accueil et aux attentes donnés aux appelants.
Configurez-le auprès de votre opérateur
Votre opérateur peut proposer un portail client, des réglages du poste, des réglages du standard ou des codes. Utilisez les instructions de votre connexion réelle : codes et options prises en charge diffèrent, un code générique n’est donc pas une garantie.
Pendant la configuration rylivo, utilisez le numéro de destination attribué à votre entreprise. La ligne publique de démonstration sert à essayer le service, pas à remplacer votre propre destination de transfert configurée.
Vérifiez les coûts avant d’activer
Un appel transféré peut être facturé par votre opérateur comme un appel sortant vers la destination. Son inclusion dépend de votre tarif et de votre connexion. Demandez à votre opérateur ce qui s’applique à votre numéro.
Notez les réglages d’origine et comment désactiver le transfert. Cela permet d’annuler facilement le changement si la destination ou le moment est mauvais.
Testez le parcours complet
- Appelez votre numéro professionnel habituel depuis un autre téléphone.
- Vérifiez que vous pouvez toujours répondre normalement quand vous le voulez.
- Laissez un appel de test sans réponse et vérifiez le délai de transfert.
- Vérifiez que l’assistant utilise le bon nom d’entreprise et les bonnes informations.
- Laissez une demande de test, puis vérifiez l’entrée du tableau de bord et les notifications configurées.
- Testez la désactivation du transfert et le retour à la sonnerie normale.
Le transfert est la connexion, pas tout le service
La destination doit toujours donner aux appelants une réponse utile. Gardez à jour horaires, informations de service et attentes de rappel, et assurez-vous que quelqu’un est responsable du suivi.
Avec un calendrier connecté, rylivo vérifie les disponibilités et réserve le rendez-vous choisi. L’assistant confirme le rendez-vous à l’appelant uniquement lorsque le calendrier confirme la réservation. Sans connexion à un calendrier, il enregistre une demande que votre équipe vérifie et confirme.