Kies wanneer gesprekken moeten worden doorgeschakeld
Doorschakeling kan onbeantwoorde oproepen, een bezette lijn of alle inkomende gesprekken dekken. De opties hangen af van uw aanbieder en telefooncentrale. Voor veel kleine teams is alleen doorschakelen bij niet opnemen een praktisch startpunt.
Bepaal of de assistent moet helpen tijdens klantafspraken, buiten kantooruren of wanneer het team niet kan opnemen. Die beslissing moet passen bij de begroeting en verwachtingen die u bellers geeft.
Stel het in bij uw aanbieder
Uw aanbieder biedt mogelijk een klantportaal, toestelinstellingen, telefooncentrale-instellingen of kiescodes. Gebruik de instructies voor uw eigen aansluiting: codes en ondersteunde opties verschillen, dus een algemene code is geen garantie.
Gebruik tijdens de rylivo-installatie het bestemmingsnummer dat aan uw bedrijf is toegewezen. De openbare demoregel is om de dienst uit te proberen, geen vervanging voor uw eigen ingestelde doorschakelbestemming.
Controleer de kosten vóór het inschakelen
Een doorgeschakeld gesprek kan door uw telefoonaanbieder als uitgaand gesprek naar het bestemmingsnummer in rekening worden gebracht. Of dit is inbegrepen, hangt af van uw tarief en aansluiting. Vraag uw aanbieder wat voor uw nummer geldt.
Noteer de oorspronkelijke instellingen en hoe u doorschakeling uitschakelt. Zo is de wijziging eenvoudig terug te draaien als het doel of tijdstip niet klopt.
Test het volledige traject
- Bel uw normale bedrijfsnummer vanaf een andere telefoon.
- Controleer of u nog normaal kunt opnemen wanneer u dat wilt.
- Laat een testoproep onbeantwoord en controleer de doorschakelvertraging.
- Bevestig dat de assistent de juiste bedrijfsnaam en gegevens gebruikt.
- Spreek een testverzoek in en controleer daarna de dashboardvermelding en ingestelde meldingen.
- Test het uitschakelen van doorschakeling en het herstellen van normaal overgaan.
Doorschakeling is de verbinding, niet de hele dienst
Het bestemmingsnummer moet bellers nog steeds een nuttig antwoord geven. Houd openingstijden, service-informatie en terugbelverwachtingen actueel, en zorg dat iemand verantwoordelijk is voor de opvolging.
Met een gekoppelde agenda controleert rylivo de beschikbaarheid en boekt het de gekozen afspraak. De assistent bevestigt de afspraak aan de beller pas wanneer de agenda de boeking bevestigt. Zonder agendakoppeling legt het een afspraakverzoek vast dat uw team controleert en bevestigt.