Privacyverklaring

Versie: september 2026

Deze privacyverklaring informeert u over hoe Rylivo UG (haftungsbeschränkt) persoonsgegevens verwerkt — zowel bij bezoek aan deze website als bij gebruik van de dienst “rylivo”, de AI-telefoonassistent voor bedrijven.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Rylivo UG (haftungsbeschränkt)
Friedrichstr. 155, 10117 Berlijn
Directeur: Feyzullah Gölbasi
E-Mail: [email protected]

Voor de verwerking van gegevens op deze website en voor het beheer van de klantrelaties is rylivo verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4 sub 7 AVG. Voor de verwerking van gespreksgegevens in het kader van de dienst geldt de bijzondere rolverdeling op grond van paragraaf 8.

2. Hosting (Google Cloud)

Deze website en de dienst draaien bij Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland, in de datacenterregio Frankfurt am Main (europe-west3). Met Google bestaat een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). De verwerking vindt plaats in de EU; voor zover gegevens bij uitzondering aan derde landen worden doorgegeven, gebeurt dit op basis van de EU-modelcontractbepalingen (art. 46 lid 2 sub c AVG).

Bij het oproepen van de website verwerken wij technisch noodzakelijke verbindingsgegevens. Welke gegevens wij daarbij ter bescherming tegen misbruik en aanvallen verwerken, beschrijft paragraaf 3.

Gespreksopnames en de programmadownload staan in de objectopslag van Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, VS. Ook met Cloudflare bestaat een verwerkersovereenkomst; de doorgifte berust op de EU-modelcontractbepalingen, Cloudflare is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework en de opnames zijn contractueel aan de EU-jurisdictie gebonden.

3. Bescherming tegen misbruik en aanvallen

De demo-oproep belt elk ingevoerd nummer onmiddellijk, formulieren versturen e-mails en openbaar toegankelijke functies kunnen geautomatiseerd of op oneigenlijke wijze worden gebruikt. Om misbruik, hinderlijke oproepen, aanvallen en andere beveiligingsincidenten te herkennen, te beperken en te onderzoeken, verwerken wij technisch noodzakelijke beveiligings- en verbindingsgegevens.

Hieronder kunnen met name vallen:

Toegangslogboek: IP-adres, tijdstip van toegang, opgevraagd pad zonder onnodige queryparameters, HTTP-methode, antwoordstatus en browseridentificatie (User-Agent). Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de werking, IT-beveiliging, foutanalyse en bescherming tegen misbruik.

Demo-oproep: telefoonnummer, tijdstip, eventueel bedrijfsnaam, internetverbinding (IPv4-adres of IPv6-prefix /64), land en taal. Wij beperken dagelijks het aantal mogelijke demo-oproepen per telefoonnummer en internetverbinding; geblokkeerde nummers worden niet gebeld.

Beperking van verzoeken: om misbruik van verzoeken technisch te beperken, kunnen per internetverbinding tellers of gepseudonimiseerde of met HMAC gevormde waarden worden verwerkt. Cloudflare kan daarnaast verzoeken beperken op basis van het IP-adres.

Geen herkenning van bezoekers zonder toestemming: voor bescherming tegen misbruik gebruiken wij zonder uw toestemming geen advertentie- of analyse-identificatoren en voeren wij geen browserfingerprinting uit om een bezoeker over verschillende pagina’s of bij herhaalde bezoeken te herkennen. Trackingidentificatoren, advertentieklikidentificatoren en vergelijkbare gegevens worden vóór toestemming niet opgeslagen voor analyse- of advertentiedoeleinden.

Met name worden vóór de betreffende toestemming geen gegevens over lettertypen, systeemstemmen, Canvas- of WebGL-waarden, de grafische kaart of vergelijkbare apparaatkenmerken verzameld of opgeslagen voor trackingdoeleinden.

Advertentieklikidentificatoren: identificatoren zoals gclid, fbclid, msclkid, ttclid of vergelijkbare advertentie- en campagne-identificatoren worden vóór toestemming voor marketing niet opgeslagen voor advertentie-, attributie- of conversiedoeleinden en niet aan advertentieaanbieders doorgegeven.

Ontvangers: voor zover noodzakelijk voor werking en beveiliging kan Cloudflare, Inc. als verwerker worden ingeschakeld. De beveiligingsgegevens worden niet gebruikt voor gepersonaliseerde reclame of bereikmeting.

Rechtsgrondslag: de verwerking van technisch noodzakelijke beveiligingsgegevens berust op art. 6 lid 1 onder f AVG. Ons gerechtvaardigde belang is de veilige en ongestoorde werking van onze website en dienst en de bescherming tegen hinderlijke oproepen, misbruik dat kosten veroorzaakt, aanvallen en ander misbruik. Voor zover toegang tot informatie op het eindapparaat strikt noodzakelijk is voor een uitdrukkelijk door de gebruiker gevraagde dienst, gebeurt dit overeenkomstig § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG.

Opslag op of toegang tot uw eindapparaat die niet technisch noodzakelijk is, met name voor analyse, meting, herkenning of reclame, vindt uitsluitend plaats na uw toestemming overeenkomstig § 25 lid 1 TDDDG.

Bewaartermijn: De bewaring van beveiligingsgegevens wordt bepaald door de afhandeling van concrete fouten, misbruikmeldingen of beveiligingsincidenten. Bij een incident mogen alleen de benodigde gegevens worden bewaard tot de afhandeling en eventueel voor het instellen of verdedigen van rechtsvorderingen. Wettelijke bewaarplichten blijven gelden. Verwijderingsverzoeken kunt u indienen via de contactgegevens in onderdeel 1.

Bezwaar: voor zover de verwerking berust op art. 6 lid 1 onder f AVG, kunt u daartegen bezwaar maken overeenkomstig art. 21 AVG. De contactgegevens staan in onderdeel 1.

4. Cookies, bereikmeting en reclame op deze website

Toestemming als voorwaarde

Wij gebruiken op de openbare pagina’s alleen analyse-, meet- en advertentiediensten als u vooraf uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

Bij uw eerste bezoek worden analyse- en marketingdiensten aanvankelijk niet geactiveerd. Met name worden vóór uw toestemming geen bijbehorende trackingcookies of trackingidentificatoren geplaatst, geen analyse- of advertentiepixels geladen en geen gebeurtenissen via conversie-interfaces aan de serverzijde aan advertentieaanbieders doorgegeven.

In het toestemmingsvenster kunt u beslissen of u toestemming geeft voor de categorieën Analyse en/of Marketing. Weigering heeft geen invloed op het gebruik van de technisch noodzakelijke functies van onze website.

Uw toestemming is vrijwillig.

Om uw keuze op te slaan en aan te tonen, verwerken wij uitsluitend de technisch noodzakelijke informatie over uw toestemmingsbeslissing. Deze informatie wordt niet gebruikt voor reclame, bereikmeting of profilering.

Rechtsgrondslagen

Voor zover informatie voor analyse- of advertentiedoeleinden op uw eindapparaat wordt opgeslagen of daaruit wordt gelezen, gebeurt dit uitsluitend op basis van uw toestemming overeenkomstig § 25 lid 1 TDDDG.

Voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, berust de verwerking op uw toestemming overeenkomstig art. 6 lid 1 onder a AVG.

U kunt uw toestemming op elk moment met werking voor de toekomst intrekken of wijzigen via de Privacy-instellingen op de website.

Intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van uw toestemming plaatsvond.

Verwerking vóór toestemming

Zolang de betreffende toestemming ontbreekt:

• wordt Google Analytics niet geladen;
• worden geen Google Ads-tags geactiveerd;
• worden geen advertentiepixels van Meta, OpenAI, TikTok, Microsoft, LinkedIn, Reddit of X geactiveerd;
• worden geen gebeurtenissen via de bijbehorende Conversion- of Events-API’s aan deze aanbieders doorgegeven;
• worden geen tracking- of meetidentificatoren zoals rl_measurement_v1 of rl_ads_attribution_v1 aangemaakt voor analyse- of advertentiedoeleinden;
• worden geen advertentie- of klikidentificatoren opgeslagen voor conversie- of attributiedoeleinden;
• worden contactaanvragen, registraties, demo-oproepen, afspraakboekingen, bestellingen of aankopen niet aan advertentieaanbieders gemeld.

Alleen het bezoeken van onze website leidt zonder uw toestemming dus niet tot verwerking van uw gegevens door de hieronder beschreven analyse- en advertentiediensten via onze integratie van deze diensten.

Verwerking na toestemming

Als u toestemming geeft voor de betreffende categorie, kunnen afhankelijk van uw keuze tracking- en meetgegevens worden verwerkt.

Hieronder kunnen vallen:

• een willekeurige meet- of bezoekersidentificator;
• advertentieklikidentificatoren;
• IP-adres;
• browser- en apparaatinformatie;
• de bezochte en verwijzende pagina;
• tijdstip van een gebeurtenis;
• gebeurtenisidentificatoren;
• informatie over contactaanvragen, registraties, demo-oproepen, afspraakboekingen, bestellingen of aankopen;
• bij aankopen het bedrag en de valuta.

Wachtwoorden, interne notities en gespreks-, agenda- en portaalinhoud worden niet voor analyse- of advertentiedoeleinden aan de hieronder genoemde aanbieders doorgegeven.

Doorgiften aan de serverzijde via Conversion API’s of vergelijkbare interfaces vinden eveneens alleen plaats als op het tijdstip van de betreffende gebeurtenis de juiste toestemming bestaat.

Google Analytics 4

Na uw toestemming voor de categorie Analyse gebruiken wij Google Analytics 4 met meet-ID G-XY5GTG5JJR. Het benodigde script wordt geladen van www.googletagmanager.com.

Google Analytics dient voor bereik- en gebruiksmeting, zodat wij begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.

Na uw toestemming kunnen hiervoor willekeurige identificatoren in uw browser worden opgeslagen, met name de cookies _ga en _ga_XY5GTG5JJR, elk met een mogelijke looptijd van maximaal twee jaar.

In het bijzonder worden bezochte pagina’s, tijdstip en duur van het bezoek, de verwijzende pagina, browser- en apparaatgegevens en een uit het IP-adres afgeleide geschatte locatie verzameld.

Indien ingeschakeld kan verbeterde meting ook interacties vastleggen, zoals scrollen, klikken op externe links, bestandsdownloads, formulierinteracties, video-interacties en paginawisselingen.

Deze gegevens zijn pseudoniem en niet anoniem. De gebruikte identificatoren kunnen met name herkenning van een browser mogelijk maken.

Google-signalen en het gebruik van Google Analytics-gegevens voor gepersonaliseerde reclame zijn in onze configuratie uitgeschakeld; wij gebruiken geen advertentiefuncties van Google Analytics.

Ontvangers en doorgiften naar derde landen: de aanbieder is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland. Google verwerkt de gegevens volgens de overeengekomen gegevensbeschermingsvoorwaarden. Doorgifte aan Google LLC in de VS kan plaatsvinden. Waar van toepassing gebeurt dit op basis van het EU-US Data Privacy Framework of aanvullend op basis van de EU-standaardcontractbepalingen.

Bewaartermijn: de genoemde cookies kunnen uiterlijk na twee jaar verlopen. Bij Google opgeslagen gegevens worden verwijderd overeenkomstig de in ons Google Analytics-account vastgelegde bewaartermijnen.

Google Ads

Na uw toestemming voor de categorie Marketing gebruiken wij de Google-tag AW-18464034314 en eventueel import aan de serverzijde om gebeurtenissen aan onze advertenties toe te schrijven en de effectiviteit van advertentiecampagnes te meten.

Google kan daarnaast bestaande advertentieklikidentificatoren, gebeurtenisidentificatoren, tijdstippen en bij aankopen waarden en valuta ontvangen.

Cookies met het voorvoegsel _gcl_ kunnen na uw toestemming een looptijd van maximaal 90 dagen hebben.

Zonder uw marketingtoestemming voeren wij deze opslag en de bijbehorende conversiedoorgiften aan de serverzijde niet uit.

ChatGPT Ads (OpenAI)

Na uw toestemming voor de categorie Marketing kunnen de ChatGPT Ads-pixel en de OpenAI Conversions API worden gebruikt om de door u toegestane gebeurtenissen te meten.

OpenAI kan daarbij met name beschikbare klik- en browseridentificatoren, openbare paginapaden, gebeurtenisgegevens, IP-adres en browserinformatie ontvangen.

Dit dient voor advertentieattributie, prestatiemeting en optimalisatie van onze advertentiecampagnes.

Zonder uw marketingtoestemming activeren wij de pixel en de bijbehorende doorgiften aan de serverzijde niet.

Meta-pixel en Conversions API (Facebook en Instagram)

Na uw toestemming voor de categorie Marketing gebruiken wij de Meta-pixel met identificator 1706435847136860. Het script wordt geladen van connect.facebook.net.

Het doel is het meten van de prestaties van onze advertenties op Facebook en Instagram en, voor zover uw toestemming dit omvat, het vormen van doelgroepen voor verdere advertenties.

Na uw toestemming kan de pixel met name de identificator _fbp in uw browser opslaan. Als u via een betreffende advertentie op onze website terechtkomt, kan daarnaast een _fbc-identificator worden gebruikt.

Daarbij kunnen onder andere de bezochte pagina, het tijdstip, browser- en apparaatgegevens en het IP-adres aan Meta worden doorgegeven.

Met marketingtoestemming kan onze server de hierboven beschreven gebeurtenissen daarnaast via de Meta Conversions API doorgeven. Hieronder kunnen _fbp-/_fbc-identificatoren, IP-adres, browserinformatie en gebeurtenisgegevens vallen.

Browser- en servergebeurtenissen kunnen een gezamenlijke gebeurtenisidentificator gebruiken om dubbeltellingen te voorkomen.

Zonder uw marketingtoestemming activeren wij de Meta-pixel niet en geven wij geen bijbehorende gebeurtenissen via de Conversions API door.

Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid: voor zover aan de voorwaarden is voldaan, zijn wij en Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Ierland, voor het verzamelen en doorgeven van bepaalde gegevens gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken overeenkomstig art. 26 AVG. Meta is verantwoordelijk voor de daaropvolgende verwerking door Meta. De details staan in het door Meta verstrekte addendum voor verwerkingsverantwoordelijken.

Gegevens kunnen worden doorgegeven aan Meta Platforms, Inc. in de VS. Waar van toepassing berust de doorgifte op het EU-US Data Privacy Framework of aanvullend op standaardcontractbepalingen.

TikTok, Microsoft Advertising, LinkedIn, Reddit en X

Na uw toestemming voor de categorie Marketing kunnen daarnaast de volgende diensten worden gebruikt:

TikTok Pixel en Events API, Microsoft Advertising UET en Conversions API, LinkedIn Insight Tag en Conversions API, Reddit Pixel en Conversions API en X Pixel en Conversions API.

Deze diensten dienen om de prestaties van onze reclame te meten, gebeurtenissen aan advertentiecampagnes toe te schrijven en, voor zover uw toestemming dit omvat, doelgroepen te vormen.

Afhankelijk van de dienst kunnen identificatoren zoals _ttp/ttclid, _uetvid/_uetsid/msclkid, li_fat_id, _rdt_uuid/rdt_cid en _twclid worden gebruikt.

Na uw marketingtoestemming kunnen aanbieders beschikbare browser- en klikidentificatoren, openbare pagina-URL’s, gebeurtenisidentificatoren en tijdstippen, IP-adres en browserinformatie ontvangen.

Zonder uw marketingtoestemming worden deze pixels en tags niet geactiveerd en geven wij geen bijbehorende gebeurtenissen via conversie-interfaces aan de serverzijde door aan de aanbieders.

Afhankelijk van de aanbieder kan verwerking buiten de Europese Unie, met name in de VS, plaatsvinden. Details over gegevensverwerking, ontvangers, doorgiften naar derde landen en bewaartermijnen staan in de privacyvoorwaarden van de betreffende aanbieders.

Contact-, registratie- en bestelgegevens

Het gebruik van onze contactformulieren, registratie, een demo-oproep, een demoboeking, een bestelling of een aankoop is niet afhankelijk van uw toestemming voor analyse of marketing.

Onafhankelijk van marketingtoestemming verwerken wij de voor de betreffende handeling noodzakelijke gegevens uitsluitend voor de doeleinden beschreven in de overige onderdelen van deze privacyverklaring en op de daar genoemde rechtsgrondslagen.

Aanvullende doorgifte van dergelijke gebeurtenissen aan advertentieaanbieders vindt alleen plaats als u vooraf toestemming hebt gegeven voor marketing.

Uw privacy-instellingen en intrekking

U kunt uw beslissing op elk moment wijzigen via de Privacy-instellingen op de website.

Als u eerder gegeven toestemming intrekt:

• intrekking geldt voor verdere verwerking die van toestemming afhankelijk is, zowel in de huidige sessie als bij latere bezoeken;
• vinden geen verdere tracking- of conversiedoorgiften aan de serverzijde plaats die van deze toestemming afhankelijk zijn;
• worden door ons geplaatste trackingidentificatoren die niet meer nodig zijn, voor zover technisch mogelijk verwijderd.

De intrekking geldt voor de toekomst. De rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming tot het moment van intrekking blijft onaangetast.

Intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Voor verdere opslag van persoonsgegevens is een eigen rechtsgrondslag nodig; alleen de privacyvoorwaarden van een aanbieder zijn niet voldoende. Zonder andere grondslag bestaat in beginsel een recht op verwijdering volgens art. 17 AVG. Wij zijn verantwoordelijk voor de bijbehorende instructies aan verwerkers; zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken moeten hun eigen grondslag voor verdere verwerking aantonen. Rechten kunnen worden uitgeoefend tegenover de betreffende verantwoordelijke.

Bewaartermijn

Voor onze eigen trackinggegevens zijn de geldigheid van de identificator, de afhandeling van de bijbehorende gebeurtenis en intrekking van toestemming bepalend. Als het doel of de rechtsgrondslag vervalt, moeten de gegevens worden verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere geldige rechtsgrondslag bestaat. Het verlopen van een browseridentificator is niet hetzelfde als het verwijderen van gegevens die al op de server zijn opgeslagen.

De in de browser opgeslagen keuze (rl_consent_v1) geldt maximaal 365 dagen als geldig. De meetidentificator rl_measurement_v1 wordt na 365 dagen bij verder gebruik vernieuwd; gegevens in rl_ads_attribution_v1 worden maximaal 90 dagen voor attributie hergebruikt. Local-storage-items kunnen in de browser blijven staan tot ze worden overschreven of verwijderd. Deze gebruikstermijnen zijn geen bewaartermijnen voor bewijs op de server.

De bewaartermijn van al aan externe aanbieders doorgegeven gegevens wordt daarnaast bepaald door hun respectieve privacy- en bewaarvoorwaarden.

Na intrekking voeren wij geen nieuwe trackinghandelingen of doorgiften uit die van toestemming afhankelijk zijn.

5. Contactopname

Neemt u per e-mail of via een contactformulier contact met ons op, dan verwerken wij de door u meegedeelde gegevens (bijv. naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van de aanvraag) om uw aanvraag te beantwoorden. Rechtsgrondslag is art. 6 lid 1 sub b AVG (precontractuele maatregelen) resp. art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij de afhandeling van aanvragen). Wij wissen de gegevens zodra zij voor de afhandeling niet meer nodig zijn en geen wettelijke bewaarplichten daaraan in de weg staan.

6. Klantaccount en dashboard

Klanten krijgen toegang tot een persoonlijk dashboard. Daartoe verwerken wij stamgegevens (bedrijf, naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboekt pakket) alsmede aanmeldgegevens. De verwerking vindt plaats ter uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Ter beveiliging van de aanmelding gebruiken wij een technisch noodzakelijk cookie (HttpOnly, looptijd 30 dagen); rechtsgrondslag is § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG in samenhang met art. 6 lid 1 sub b AVG. Bereikmeting vindt in het ingelogde klantengedeelte niet plaats; de in paragraaf 4 beschreven meting is daar niet ingebonden.

Optionele agendakoppeling (Google, Microsoft, Calendly, Cal.com, iCloud)

In het klantengedeelte kunt u een agenda koppelen. Bij Google Agenda en Microsoft 365 autoriseert u rylivo via de aanmeldpagina van de aanbieder (OAuth); rylivo ontvangt daarbij geen wachtwoord. Bij Calendly en Cal.com legt u een persoonlijke toegangssleutel vast, bij Apple iCloud een app-specifiek wachtwoord voor de CalDAV-toegang. Alle toegangsgegevens worden versleuteld opgeslagen in de bij Google Cloud in Frankfurt beheerde applicatiedatabase en in geen enkele weergave opnieuw getoond.

rylivo gebruikt de agendalijst resp. gebeurtenistypen voor de selectie en vrij-/bezet-tijden voor de berekening van mogelijke afspraken. Voor de beschikbaarheidsweergave zijn geen beschrijvingen van andere afspraken nodig. Een afspraakwens wordt eerst als aanvraag opgeslagen (naam, terugbelnummer, evt. e-mailadres, verzoek, notitie, gewenste tijd). Pas na uitdrukkelijke bevestiging door uw team maakt rylivo een afspraak bij de aanbieder aan. Bij handmatige statusafstemming wordt deze bekende afspraak gelezen; bij annulering wordt deze bij de aanbieder gewist. rylivo maakt geen deelnemerslijst aan en verzendt geen eigen uitnodigingen; Calendly en Cal.com verzenden bij een boeking echter eigen meldingen volgens hun privacybepalingen.

Aanvullend slaat rylivo de identificatie en aanduiding van de geselecteerde agenda, uw afspraakregels alsmede de vastgelegde aanvragen en hun afspraakidentificaties en status op. De vereiste agendabevragingen en bevestigde afspraakgegevens worden tussen rylivo en de betreffende aanbieder overgedragen (Google Ireland Ltd., Microsoft Ireland Operations Ltd., Calendly LLC (VS, EU-modelcontractbepalingen), Cal.com Inc. (VS, EU-modelcontractbepalingen), Apple Distribution International Ltd.). Wanneer u de agendafunctie voor de telefoonassistent apart activeert, kan deze mogelijke tijden noemen en aanvragen opnemen; hij kan geen afspraken bevestigen of annuleren.

Google-gebruikersgegevens (Limited Use): Gegevens die rylivo via Google-interfaces ontvangt (Google Calendar API als onderdeel van de Google Workspace API’s: agendalijst, vrij-/bezet-tijden alsmede de door uw team bevestigde afspraken), gebruiken wij uitsluitend voor de in deze paragraaf beschreven agendafunctie, die u in het klantengedeelte zelf activeert en ziet. Het taalmodel van de telefoonassistent ontvangt daaruit alleen de voor het betreffende gesprek berekende vrije tijden, nooit inhoud van andere agenda-items. Deze gegevens worden noch ruw noch geaggregeerd of afgeleid verkocht, voor reclame gebruikt of aan derden doorgegeven, voor zover dit niet voor de terbeschikkingstelling van de functie (verwerkers op grond van paragraaf 8) of ter voldoening aan wettelijke plichten vereist is. Zij worden niet gebruikt voor het maken, trainen of verbeteren van algemene AI- of machinelearningmodellen. Medewerkers van rylivo lezen deze gegevens alleen met uw toestemming (bijvoorbeeld bij een ondersteuningsverzoek), ter afwering van misbruik of beveiligingsincidenten of wanneer een wettelijk voorschrift dit verlangt.

Google API Services and Google Workspace APIs – Limited Use statement: rylivo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs will adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy, including the Limited Use requirements. rylivo does not use, transfer or sell Google user data – raw, aggregated or derived – to create, train or improve foundational or generalized machine learning or artificial intelligence models. The AI model that runs the phone conversation only receives the free time slots computed for the current call so that it can offer them to the caller; it never receives the contents of other calendar entries.

Met “Verbinding verbreken” in het klantengedeelte verwijdert u de opgeslagen verbindingsgegevens bij rylivo. Reeds aangemaakte afspraken bij de aanbieder worden daardoor niet gewist; de bij de aanbieder verleende machtiging kunt u daar aanvullend intrekken. Afgesloten, verworpen of geannuleerde afsprakaanvragen wist rylivo automatisch 90 dagen na het einde van de afspraak; nog lopende aanvragen blijven tot de opheldering opgeslagen. Voor eerdere verwijderingen gebruikt u de in deze privacyverklaring genoemde contactmogelijkheden.

Demo-afspraak via de website

Wanneer u via de website een demonstratieafspraak boekt, slaan wij naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer en het gekozen tijdstip op om de afspraak uit te voeren en te bevestigen (art. 6 lid 1 sub b AVG, precontractuele maatregel). De bevestiging verzenden wij via Brevo (Sendinblue GmbH, Berlijn). Deze boekingen wissen wij 90 dagen na de afspraak.

7. Factuur- en contractgegevens

Contract- en factuurgegevens verwerken wij ter uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en bewaren deze in het kader van de handels- en fiscaalrechtelijke bewaarplichten (art. 6 lid 1 sub c AVG, § 147 AO, § 257 HGB).

Wij gebruiken Stripe voor de facturering van onze eigen abonnementen. Daarbij worden de contact-, contract-, transactie- en betaalgegevens verwerkt die voor betaling en facturering nodig zijn. Afhankelijk van de handeling treedt Stripe op als verwerker of zelfstandig verantwoordelijke, met name voor eigen wettelijke verplichtingen en fraudepreventie. Deze verwerking hoort bij klantfacturering en niet bij de verwerking van bellergegevens namens de onderneming. Onze facturering berust op art. 6 lid 1 onder b AVG; wettelijk vereiste bewaring op art. 6 lid 1 onder c AVG.

Informatie over de betreffende Stripe-entiteiten, hun rollen en internationale doorgiften: Stripe Privacy Center · Stripe Data Processing Agreement · Stripe Data Transfers Addendum.

8. De dienst: verwerking van gespreksgegevens in opdracht van de bedrijven

Verwerkte gegevenscategorieën

• Telefoonnummer van de beller (voor zover doorgegeven) alsmede tijdstip en duur van het gesprek
• Gespreksinhoud als audio-opname en tekstprotocol (transcript), inclusief de door de beller meegedeelde gegevens zoals naam, terugbelnummer, verzoek en afspraakwensen

Bij het afhandelen van gesprekken onderscheiden wij verwerking van het livegesprek, transcriptie in realtime, opslag van een transcript en samenvatting en opslag van een audio-opname. Deze verwerkingen hebben verschillende doelen en voorwaarden. Een melding over AI-gebruik vervangt geen toestemming voor een audio-opname.

Informatie van bellers en rechtsgrondslag

De betreffende onderneming is verantwoordelijk voor de rechtsgrondslag voor het afhandelen van haar gesprekken. Afhankelijk van de vraag kan art. 6 lid 1 onder b AVG gelden voor contractuele of precontractuele verzoeken en onder f voor noodzakelijke organisatorische afhandeling. Transcriptie in realtime en blijvende opslag moeten elk afzonderlijk op noodzaak en rechtsgrondslag worden beoordeeld.

Een audio-opname vereist in beginsel geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming voordat de opname begint (art. 6 lid 1 onder a en art. 7 AVG), bijvoorbeeld een uitdrukkelijk ja of een toetsdruk. Alleen doorgaan met praten na een melding is geen dergelijke toestemming. De verantwoordelijke onderneming moet bewijs van toestemming en een praktische contactmogelijkheid zonder audio-opname waarborgen. Zonder de vereiste toestemming mag geen audio-opname plaatsvinden.

De melding over interactie met een AI-assistent wordt aan het begin van het gesprek gegeven. Bij verwerking van bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, moet daarnaast aan een toepasselijke voorwaarde van art. 9 AVG worden voldaan. Alleen een algemene rechtsgrondslag onder art. 6 AVG is daarvoor niet voldoende.

Subverwerkers

Voor het verlenen van de dienst schakelen wij de volgende subverwerkers in. Met allen bestaan overeenkomsten op grond van art. 28 AVG; doorgiften aan derde landen zijn geborgd door EU-modelcontractbepalingen (SCC) en aanvullende maatregelen:

Bewaartermijn

De verantwoordelijke onderneming bepaalt bewaring en verwijdering op basis van het betreffende verzoek en haar gedocumenteerde instructies. Audio-opnamen, volledige transcripten, samenvattingen en verbindingsgegevens moeten afzonderlijk worden beoordeeld. Criteria zijn afhandeling van het verzoek, een openstaand terugbelverzoek of afspraak, noodzakelijk bewijs en wettelijke bewaarplichten. Alleen de abonnementsduur rechtvaardigt niet dat elk gesprek gedurende de hele contractuele relatie wordt bewaard.

rylivo helpt de onderneming met export en verwijdering op instructie. Na beëindiging van de verwerking namens de onderneming moeten de gegevens naar haar keuze worden teruggegeven of verwijderd, tenzij wettelijke bewaring verplicht is. Verwijderingsinstructies moeten ook bijbehorende audiobestanden, bijlagen en kopieën omvatten. Nadere details staan in de verwerkersovereenkomst.

Informatie over de voor een doorgifte gebruikte waarborgen en een kopie van de toepasselijke standaardcontractbepalingen kunt u aanvragen via de contactgegevens in onderdeel 1.

WhatsApp-gesprekken en bijlagen

Gesprekken en bijlagen worden met beperkte toegang in uw werkruimte opgeslagen om klantvragen te behandelen. Als verantwoordelijke onderneming bepaalt u welke gegevens daarvoor nog nodig zijn. Onze support helpt bij het uitvoeren van verwijderings- of exportinstructies; wettelijke bewaarplichten en rechten van betrokkenen blijven gelden. Spraakberichten worden via Soniox in de EU getranscribeerd.

9. Uw rechten als betrokkene

U heeft tegenover de telkens verwerkingsverantwoordelijke het recht op inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16 AVG), wissing (art. 17 AVG), beperking van de verwerking (art. 18 AVG), overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) alsmede bezwaar tegen verwerkingen op basis van art. 6 lid 1 sub f AVG (art. 21 AVG). Een gegeven toestemming kunt u te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken (art. 7 lid 3 AVG).

U kunt gegeven toestemming op elk moment met werking voor de toekomst intrekken (art. 7 lid 3 AVG). Voor zover de toestemming betrekking heeft op analyse- of marketingdiensten van deze website, kunt u die op elk moment intrekken via de Privacy-instellingen op de website. Toestemming intrekken moet net zo eenvoudig zijn als toestemming geven.

Voor bellers: richt uw verzoek bij voorkeur aan het bedrijf dat u heeft gebeld — het is verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens. Vanzelfsprekend ondersteunen wij de bedrijven bij de beantwoording en sturen aan ons gerichte verzoeken onverwijld door.

Bovendien komt u een klachtrecht toe bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG). Voor rylivo bevoegd is de Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlijn.

10. Actualiteit van deze verklaring

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer de dienst of de rechtspositie wijzigt. De telkens actuele versie is onder dit adres opvraagbaar.