1. Scelga di cosa deve occuparsi l’assistente
Elenchi le situazioni in cui il Suo team non può rispondere. Decida se serve aiuto per chiamate senza risposta, linea occupata o fuori orario. Concordi cosa i chiamanti devono aspettarsi da una richiamata.
2. Prepari il profilo aziendale
- Nome, indirizzo e orari della Sua azienda.
- I servizi offerti e le domande più frequenti.
- Risposte approvate e temi da passare a una persona.
- I dati necessari per una richiamata o richiesta di appuntamento.
- I membri del team responsabili di gestione e notifiche.
3. Configuri la deviazione e la provi
Usi la destinazione assegnata alla Sua azienda e le istruzioni del Suo operatore. Verifichi i costi di deviazione e conservi le istruzioni per disattivarla.
Chiami il Suo numero normale da un altro telefono. Verifichi il saluto, provi una domanda di routine, lasci una richiesta e controlli che pannello e notifiche configurate la ricevano.
4. Mantenga aggiornate le informazioni
Aggiorni orari festivi, servizi e risposte approvate quando cambiano. Esamini le prime chiamate con il Suo team e adatti il profilo dove i chiamanti necessitano informazioni più chiare.