Zacznij od przepływu informacji
Imię i nazwisko, numer telefonu i zgłoszenie mogą identyfikować osobę. Połączenie może też zawierać wrażliwe informacje, których firma nie potrzebuje do oddzwonienia. Proszę ustalić, co jest ewidencjonowane, gdzie przechowywane i kto to otrzymuje.
Nagrania audio, transkrypcji, strukturalnego zgłoszenia i powiadomienia proszę traktować jako odrębne części tego przepływu. Podsumowanie tekstowe samo w sobie nie mówi, czy bazowe audio zostało nagrane lub zachowane.
Daj dzwoniącym jasne wprowadzenie
Powitanie powinno wyjaśniać, że dzwoniący rozmawia z asystentem AI, oraz wskazywać firmę. Informacja o nagrywaniu i przetwarzaniu powinna odzwierciedlać rzeczywistą konfigurację, a nie ogólną obietnicę.
Szczegółowa informacja o prywatności powinna wyjaśniać właściwy proces i opcje kontaktu. Sama informacja o AI nie rozstrzyga każdego wymogu prywatności czy nagrywania. Proszę przejrzeć wording i konfigurację łącznie.
Przejrzyj umowy i dostawców
Proszę przejrzeć umowę powierzenia, zaangażowanych dostawców i ich role. Proszę zapytać, gdzie przetwarzana jest każda część usługi, co jest zachowywane i jak działa usuwanie. Sama lokalizacja serwerów nie opisuje w pełni przepływu danych.
rylivo publikuje swoje informacje o prywatności, umowę powierzenia oraz informacje o transparentności AI. To dokumenty do przejrzenia w sprawie usługi, obok własnych wymogów Państwa firmy.
Uzgodnij praktyczny proces obsługi
- Proszę zbierać tylko to, czego zespół potrzebuje do zgłoszenia.
- Proszę zdecydować, kto ma dostęp do dokumentacji połączeń i otrzymuje powiadomienia.
- Proszę uzgodnić zasady przechowywania i usuwania dla każdego rodzaju zapisu.
- Proszę zdecydować, jak obsługiwać sprzeciwy, żądania sprostowania i wrażliwe zapytania.
- Proszę sprawdzić, czy powitanie, opublikowane informacje i wdrożone ustawienia są zgodne.
Dopasuj przegląd do swojej firmy
Zapytanie warsztatowe i połączenie do przychodni mogą mieć różne potrzeby informacyjne i ryzyka. Intencjonalne użycie proszę poddać przeglądowi właściwego doradcy, zwłaszcza tam, gdzie wrażliwe informacje są prawdopodobne.