Parta dal flusso di informazioni
Nome, numero e richiesta possono identificare una persona. Una chiamata può includere anche informazioni sensibili che all’azienda non servono per richiamare. Mappi cosa viene registrato, dove è conservato e chi lo riceve.
Tratti registrazione audio, trascrizione, richiesta strutturata e notifica come parti separate del flusso. Un riepilogo testuale da solo non dice se l’audio originale è stato registrato o conservato.
Dia ai chiamanti una presentazione chiara
Il saluto dovrebbe spiegare che il chiamante parla con un assistente AI e identificare l’azienda. Le informazioni su registrazione e trattamento dovrebbero rispecchiare la configurazione reale, non una promessa generica.
La Sua informativa dettagliata dovrebbe spiegare il processo e le opzioni di contatto. La sola informativa AI non risolve ogni requisito di privacy o registrazione. Esamini insieme testi e configurazione.
Esamini contratti e fornitori
Esamini il contratto di trattamento dati, i fornitori coinvolti e i loro ruoli. Chieda dove viene trattata ogni parte del servizio, cosa viene conservato e come funziona la cancellazione. La sola sede dei server non descrive completamente il flusso.
rylivo pubblica informativa privacy, contratto di trattamento e informazioni sulla trasparenza AI. Sono i documenti da esaminare per il servizio, insieme ai requisiti della Sua azienda.
Concordi un processo pratico
- Raccolga solo ciò che serve al Suo team per la richiesta.
- Decida chi può accedere ai resoconti e ricevere notifiche.
- Concordi conservazione e cancellazione per ogni tipo di resoconto.
- Decida come gestire opposizioni, rettifiche e richieste sensibili.
- Verifichi che saluto, informazioni pubblicate e impostazioni coincidano.
Adatti l’esame alla Sua azienda
Una richiesta a un’officina e una chiamata a uno studio medico possono avere esigenze e rischi diversi. Faccia esaminare l’uso previsto al consulente competente, specie dove sono probabili dati sensibili.