Begin met de informatiestroom
Een naam, telefoonnummer en verzoek kunnen een persoon identificeren. Een gesprek kan ook gevoelige informatie bevatten die het bedrijf niet nodig heeft voor een terugbelverzoek. Breng in kaart wat wordt vastgelegd, waar het wordt opgeslagen en wie het ontvangt.
Behandel de audio-opname, het transcript, het gestructureerde verzoek en de melding als aparte delen van die stroom. Een tekstsamenvatting zegt op zichzelf niet of de onderliggende audio is opgenomen of bewaard.
Geef bellers een duidelijke introductie
De begroeting moet uitleggen dat de beller met een AI-assistent spreekt en het bedrijf noemen. Informatie over opname en verwerking moet de werkelijke configuratie weerspiegelen in plaats van een algemene belofte.
Uw gedetailleerde privacyinformatie moet het relevante proces en contactmogelijkheden uitleggen. Alleen een AI-melding regelt niet elke privacy- of opnamevereiste. Beoordeel de formulering en de configuratie samen.
Beoordeel contracten en aanbieders
Beoordeel de verwerkersovereenkomst, de betrokken aanbieders en hun rollen. Vraag waar elk deel van de dienst wordt verwerkt, wat wordt bewaard en hoe verwijdering werkt. Alleen een serverlocatie is geen volledig beeld van de gegevensstroom.
rylivo publiceert zijn privacyinformatie, verwerkersovereenkomst en AI-transparantie-informatie. Dit zijn de documenten om voor de dienst te beoordelen, naast de vereisten van uw eigen bedrijf.
Spreek een praktische werkwijze af
- Verzamel alleen wat uw team nodig heeft voor het verzoek.
- Bepaal wie toegang heeft tot gespreksregistraties en meldingen ontvangt.
- Spreek per type registratie bewaar- en verwijderafspraken af.
- Bepaal hoe u omgaat met bezwaren, correctieverzoeken en gevoelige vragen.
- Controleer of begroeting, gepubliceerde informatie en ingestelde configuratie overeenstemmen.
Stem de beoordeling af op uw bedrijf
Een werkplaatsaanvraag en een telefoontje naar een artsenpraktijk kunnen verschillende informatiebehoeften en risico’s hebben. Laat de relevante adviseur het beoogde gebruik beoordelen, zeker waar gevoelige informatie waarschijnlijk is.