Commencez par le flux d’informations
Un nom, un numéro et une demande peuvent identifier une personne. Un appel peut aussi contenir des informations sensibles dont l’entreprise n’a pas besoin pour un rappel. Cartographiez ce qui est enregistré, où c’est stocké et qui le reçoit.
Traitez l’enregistrement audio, la transcription, la demande structurée et la notification comme des parties distinctes de ce flux. Un résumé écrit ne dit pas à lui seul si l’audio sous-jacent a été enregistré ou conservé.
Donnez aux appelants une introduction claire
L’accueil doit expliquer que l’appelant parle à un assistant IA et identifier l’entreprise. Les informations sur l’enregistrement et le traitement doivent refléter la configuration réelle plutôt qu’une promesse générique.
Vos informations détaillées sur la confidentialité doivent expliquer le processus concerné et les moyens de contact. Une mention IA à elle seule ne règle pas toutes les exigences de confidentialité ou d’enregistrement. Examinez ensemble le texte et la configuration.
Examinez contrats et prestataires
Examinez l’accord de sous-traitance, les prestataires impliqués et leurs rôles. Demandez où chaque partie du service est traitée, ce qui est conservé et comment fonctionne la suppression. Un lieu de serveur à lui seul ne décrit pas complètement le flux de données.
rylivo publie ses informations de confidentialité, son accord de sous-traitance et ses informations de transparence IA. Ce sont les documents à examiner pour le service, avec les exigences propres à votre entreprise.
Convenez d’un processus pratique
- Ne recueillez que ce dont votre équipe a besoin pour la demande.
- Décidez qui peut accéder aux dossiers d’appel et recevoir les notifications.
- Convenez des modalités de conservation et de suppression pour chaque type d’enregistrement.
- Décidez comment traiter les oppositions, les demandes de rectification et les demandes sensibles.
- Vérifiez que l’accueil, les informations publiées et les réglages déployés concordent.
Adaptez l’examen à votre entreprise
Une demande d’atelier et un appel de cabinet médical peuvent avoir des besoins d’information et des risques différents. Faites examiner l’usage prévu par le conseiller compétent, surtout quand des informations sensibles sont probables.