Empiece por el flujo de información
Un nombre, un número de teléfono y una solicitud pueden identificar a una persona. Una llamada también puede incluir información delicada que la empresa no necesita para una devolución. Trace qué se registra, dónde se guarda y quién lo recibe.
Trate la grabación de audio, la transcripción, la solicitud estructurada y la notificación como partes separadas de ese flujo. Un resumen de texto por sí solo no dice si el audio subyacente se grabó o conservó.
Dé a quien llama una presentación clara
El saludo debe explicar que quien llama habla con un asistente de IA e identificar a la empresa. La información sobre grabación y tratamiento debe reflejar la configuración real y no una promesa genérica.
Su información detallada de privacidad debe explicar el proceso pertinente y las vías de contacto. Una sola mención de IA no resuelve todos los requisitos de privacidad o grabación. Revise juntos el texto y la configuración.
Revise contratos y proveedores
Revise el acuerdo de tratamiento, los proveedores implicados y sus funciones. Pregunte dónde se trata cada parte del servicio, qué se conserva y cómo funciona la eliminación. Solo la ubicación de un servidor no es una descripción completa del flujo de datos.
rylivo publica su información de privacidad, su acuerdo de tratamiento y su información de transparencia de IA. Estos son los documentos a revisar para el servicio, junto con los requisitos propios de su empresa.
Acuerde un proceso práctico de gestión
- Recoja solo lo que su equipo necesita para la solicitud.
- Decida quién puede acceder a los registros de llamadas y recibir notificaciones.
- Acuerde la conservación y eliminación para cada tipo de registro.
- Decida cómo gestionar oposiciones, solicitudes de rectificación y consultas delicadas.
- Compruebe que el saludo, la información publicada y los ajustes aplicados coinciden.
Adapte la revisión a su empresa
Una consulta de taller y una llamada a una consulta médica pueden tener distintas necesidades de información y riesgos. Encargue la revisión del uso previsto al asesor correspondiente, especialmente donde sea probable información delicada.