Znajdź trudne okresy
Połączenia konkurują ze strzyżeniem, przeglądem pojazdu albo wizytą pacjenta. Przerwy obiadowe i koniec dnia pracy też bywają pracowite pod kątem zapytań, nawet gdy firma nie ma obsady do odbierania.
Proszę przejrzeć historię połączeń, aby zobaczyć, kiedy dzieje się to we własnej firmie. Sama liczba połączeń to nie cały obraz: krótki okres z kilkoma jednoczesnymi połączeniami może być trudniejszy do pokrycia niż równomierny strumień.
Daj oddzwonieniu kontekst
Numer na liście nieodebranych nie mówi, czy chodziło o termin, pytanie, czy odwołanie. Notatka strukturalna może zawierać żądaną usługę, preferowany czas, dane kontaktowe i istotne ograniczenia.
Pomaga to zespołowi odpowiedzieć z właściwymi pytaniami. Nie gwarantuje rezerwacji, ale usuwa część możliwej do uniknięcia wymiany zdań.
Zbieraj szczegóły pasujące do pracy
- Salony: żądana usługa, preferowany dzień, pora dnia i preferencje co do stylisty.
- Warsztaty: odniesienie do pojazdu, żądana praca, zgłaszana usterka i dogodne godziny.
- Gabinety: niezbędne dane administracyjne i dostępność, a pytania kliniczne dla wykwalifikowanego personelu.
Oddziel prośbę od potwierdzonego terminu
Dzwoniący powinien wiedzieć, czy godzina jest jedynie jego preferencją, czy uzgodnioną rezerwacją. Bez sprawdzonej dostępności asystent powinien przyjąć prośbę i wyjaśnić, że firma ją potwierdzi.
Po połączeniu z kalendarzem rylivo sprawdza dostępność i rezerwuje wybrany termin. Asystent potwierdza termin dzwoniącemu dopiero wtedy, gdy kalendarz potwierdzi rezerwację. Bez połączenia z kalendarzem zapisuje prośbę o termin, którą Państwa zespół sprawdza i potwierdza.
Domknij pętlę kontynuacji
Proszę uzgodnić, kto sprawdza nowe prośby i kiedy. Statusu obsługi w panelu proszę używać do śledzenia wykonanych oddzwonień oraz aktualizować informacje asystenta, gdy zmieniają się godziny lub usługi.
Proszę oceniać, czy dzwoniący otrzymują użyteczne odpowiedzi i czy ewidencjonowane szczegóły są dokładne. Więcej wiadomości nie pomaga, jeśli nikt nie może na nie zareagować.