Repérez les périodes difficiles
Les appels concurrencent une coupe, un contrôle de véhicule ou un rendez-vous patient. Les pauses déjeuner et la fin de journée peuvent aussi être des moments chargés pour les demandes, même quand l’entreprise n’a pas de personnel pour répondre.
Examinez votre historique d’appels pour voir quand cela arrive dans votre entreprise. Le seul volume d’appels n’est pas tout : une courte période avec plusieurs appels simultanés peut être plus difficile à couvrir qu’un flux régulier.
Donnez le contexte du rappel
Un numéro sur une liste d’appels manqués ne dit pas si la personne voulait un rendez-vous, avait une question ou devait annuler. Une note structurée peut inclure la prestation demandée, l’heure souhaitée, les coordonnées et les contraintes utiles.
Cela aide l’équipe à répondre avec les bonnes questions. Cela ne garantit pas une réservation, mais supprime des allers-retours évitables.
Recueillez des détails adaptés au métier
- Salons : la prestation demandée, le jour souhaité, le moment de la journée et la préférence de coiffeur.
- Garages : référence du véhicule, travaux demandés, problème signalé et horaires possibles.
- Cabinets : les informations administratives nécessaires et les disponibilités, les questions cliniques restant au personnel qualifié.
Distinguez une demande d’un rendez-vous confirmé
Un appelant doit savoir si une heure n’est que sa préférence ou une réservation convenue. Sans disponibilité vérifiée, l’assistant doit prendre une demande et expliquer que l’entreprise la confirmera.
Avec un calendrier connecté, rylivo vérifie les disponibilités et réserve le rendez-vous choisi. L’assistant confirme le rendez-vous à l’appelant uniquement lorsque le calendrier confirme la réservation. Sans connexion à un calendrier, il enregistre une demande que votre équipe vérifie et confirme.
Bouclez le suivi
Convenez de qui vérifie les nouvelles demandes et quand. Utilisez le statut de traitement du tableau de bord pour suivre les rappels effectués, et mettez à jour les informations de l’assistant quand horaires ou prestations changent.
Évaluez si les appelants reçoivent des réponses utiles et si les informations enregistrées sont exactes. Plus de messages ne sert à rien si personne ne peut les exploiter.