Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie die Rylivo UG (haftungsbeschränkt) personenbezogene Daten verarbeitet — sowohl beim Besuch dieser Website als auch bei der Nutzung des Dienstes „rylivo“, dem KI-Telefonassistenten für Betriebe.

1. Verantwortlicher

Rylivo UG (haftungsbeschränkt)
Friedrichstr. 155, 10117 Berlin
Geschäftsführer: Feyzullah Gölbasi
E-Mail: [email protected]

Für die Verarbeitung von Daten auf dieser Website und für die Verwaltung der Kundenbeziehungen ist rylivo Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Für die Verarbeitung von Anrufdaten im Rahmen des Dienstes gilt die besondere Rollenverteilung nach Abschnitt 8.

2. Hosting (Google Cloud)

Diese Website und der Dienst werden bei Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, in der Rechenzentrumsregion Frankfurt am Main (europe-west3) betrieben. Mit Google besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Verarbeitung findet in der EU statt; soweit Daten ausnahmsweise in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Beim Aufruf der Website verarbeiten wir technisch notwendige Verbindungsdaten. Welche Daten wir dabei zum Schutz vor Missbrauch und Angriffen verarbeiten, beschreibt Abschnitt 3.

Gesprächsaufzeichnungen und der Programm-Download liegen im Objektspeicher der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Auch mit Cloudflare besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung; die Übermittlung stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln, Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, und die Aufzeichnungen sind vertraglich an die EU-Jurisdiktion gebunden.

3. Schutz vor Missbrauch und Angriffen

Der Demo-Anruf ruft jede eingegebene Nummer unmittelbar an, Formulare versenden E-Mails und öffentlich erreichbare Funktionen können automatisiert oder missbräuchlich verwendet werden. Um Missbrauch, Belästigungsanrufe, Angriffe und andere sicherheitsrelevante Vorgänge zu erkennen, zu begrenzen und aufzuklären, verarbeiten wir technisch notwendige Sicherheits- und Verbindungsdaten.

Hierzu können insbesondere gehören:

Zugriffsprotokoll: IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufener Pfad ohne nicht erforderliche Abfrageparameter, HTTP-Methode, Antwortstatus und Browserkennung (User-Agent). Diese Daten werden ausschließlich für Betrieb, IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz verwendet.

Demo-Anruf: Rufnummer, Zeitpunkt, gegebenenfalls Firmenname, Internetanschluss (IPv4-Adresse bzw. IPv6-Präfix /64), Land und Sprache. Pro Tag begrenzen wir die Anzahl der möglichen Demo-Anrufe je Rufnummer und Internetanschluss; gesperrte Nummern werden nicht angerufen.

Anfragebegrenzung: Zur technischen Begrenzung missbräuchlicher Anfragen können Zähler beziehungsweise pseudonymisierte oder mittels HMAC gebildete Werte je Internetanschluss verarbeitet werden. Cloudflare kann zusätzlich Anfragen anhand der IP-Adresse begrenzen.

Keine Besucherwiedererkennung ohne Einwilligung: Für den Missbrauchsschutz setzen wir ohne Ihre Einwilligung keine Werbe- oder Analysekennungen ein und führen kein Browser-Fingerprinting zur seitenübergreifenden oder wiederholten Wiedererkennung eines Besuchers durch. Tracking-Kennungen, Anzeigen-Klickkennungen und vergleichbare Daten werden vor einer Einwilligung nicht für Analyse- oder Werbezwecke gespeichert.

Insbesondere werden vor einer entsprechenden Einwilligung keine Daten zu Schriftarten, Systemstimmen, Canvas- oder WebGL-Werten, Grafikkarte oder vergleichbaren Gerätemerkmalen zu Trackingzwecken erhoben oder gespeichert.

Anzeigen-Klickkennungen: Kennungen wie gclid, fbclid, msclkid, ttclid oder vergleichbare Werbe- und Kampagnenkennungen werden vor einer Einwilligung in Marketing nicht für Werbe-, Zuordnungs- oder Conversion-Zwecke gespeichert oder an Werbeanbieter übermittelt.

Empfänger: Soweit für Betrieb und Sicherheit erforderlich, kann Cloudflare, Inc. als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden. Die Sicherheitsdaten werden nicht für personalisierte Werbung oder Reichweitenmessung verwendet.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der technisch notwendigen Sicherheitsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und störungsfreien Betrieb unserer Website und unseres Dienstes sowie im Schutz vor Belästigungsanrufen, Kostenmissbrauch, Angriffen und sonstigem Missbrauch. Soweit ein Zugriff auf Informationen im Endgerät für einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, erfolgt dieser nach Maßgabe von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Nicht technisch notwendige Speicherungen oder Zugriffe auf Ihr Endgerät, insbesondere zu Analyse-, Mess-, Wiedererkennungs- oder Werbezwecken, erfolgen ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG.

Speicherdauer: Für Sicherheitsdaten richtet sich die Aufbewahrung nach der Bearbeitung konkreter Fehler, Missbrauchsmeldungen oder Sicherheitsvorfälle. Bei einem Vorfall sind nur die hierfür benötigten Daten bis zu dessen Abschluss und gegebenenfalls zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen aufzubewahren. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Löschbegehren können über die Kontaktdaten in Abschnitt 1 gestellt werden.

Widerspruch: Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Die Kontaktdaten finden Sie in Abschnitt 1.

4. Cookies, Reichweitenmessung und Werbung auf dieser Website

Einwilligung als Voraussetzung

Wir verwenden auf den öffentlichen Seiten Analyse-, Mess- und Werbedienste nur, wenn Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben.

Beim ersten Besuch unserer Website werden Analyse- und Marketingdienste zunächst nicht aktiviert. Insbesondere werden vor Ihrer Einwilligung keine entsprechenden Tracking-Cookies oder Tracking-Kennungen gesetzt, keine Analyse- oder Werbepixel geladen und keine Ereignisse über serverseitige Conversion-Schnittstellen an Werbeanbieter übermittelt.

Sie können im Einwilligungsdialog entscheiden, ob Sie in die Kategorien Analyse und/oder Marketing einwilligen. Eine Ablehnung hat keinen Einfluss auf die Nutzung der technisch erforderlichen Funktionen unserer Website.

Ihre Einwilligung ist freiwillig.

Zur Speicherung und zum Nachweis Ihrer Auswahl verarbeiten wir lediglich die hierfür technisch erforderlichen Informationen über Ihre Einwilligungsentscheidung. Diese Informationen werden nicht für Werbung, Reichweitenmessung oder Profilbildung verwendet.

Rechtsgrundlagen

Soweit Informationen für Analyse- oder Werbezwecke auf Ihrem Endgerät gespeichert oder von diesem ausgelesen werden, erfolgt dies ausschließlich aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG.

Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die auf der Website erreichbaren Datenschutzeinstellungen widerrufen oder ändern.

Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Verarbeitung vor einer Einwilligung

Solange keine entsprechende Einwilligung vorliegt:

• wird Google Analytics nicht geladen;
• werden keine Google-Ads-Tags aktiviert;
• werden keine Werbepixel von Meta, OpenAI, TikTok, Microsoft, LinkedIn, Reddit oder X aktiviert;
• werden keine Ereignisse über die zugehörigen Conversion- oder Events-APIs an diese Anbieter übertragen;
• werden keine Tracking- oder Messkennungen wie rl_measurement_v1 oder rl_ads_attribution_v1 für Analyse- oder Werbezwecke angelegt;
• werden keine Werbe- und Klickkennungen für Conversion- oder Attributionszwecke gespeichert;
• werden Kontaktanfragen, Registrierungen, Demo-Anrufe, Terminbuchungen, Bestellungen oder Käufe nicht an Werbeanbieter gemeldet.

Das bloße Aufrufen unserer Website führt daher ohne Ihre Einwilligung nicht zu einer Verarbeitung Ihrer Daten durch die nachfolgend beschriebenen Analyse- und Werbedienste über unsere Einbindung dieser Dienste.

Verarbeitung nach einer Einwilligung

Wenn Sie in die jeweilige Kategorie einwilligen, können – abhängig von Ihrer Auswahl – Tracking- und Messdaten verarbeitet werden.

Hierzu können gehören:

• eine zufällige Mess- oder Besucherkennung;
• Anzeigen-Klickkennungen;
• IP-Adresse;
• Browser- und Geräteinformationen;
• aufgerufene und verweisende Seite;
• Zeitpunkt eines Ereignisses;
• Ereigniskennungen;
• Informationen über Kontaktanfragen, Registrierungen, Demo-Anrufe, Terminbuchungen, Bestellungen oder Käufe;
• bei Käufen Betrag und Währung.

Passwörter, interne Notizen sowie Gesprächs-, Kalender- und Portalinhalte werden nicht zu Analyse- oder Werbezwecken an die nachfolgend genannten Anbieter übermittelt.

Serverseitige Übermittlungen über Conversion APIs oder vergleichbare Schnittstellen erfolgen ebenfalls nur, wenn zum Zeitpunkt des jeweiligen Ereignisses eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

Google Analytics 4

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie Analyse verwenden wir Google Analytics 4 mit der Mess-ID G-XY5GTG5JJR. Das hierfür erforderliche Skript wird von www.googletagmanager.com geladen.

Google Analytics dient der Reichweiten- und Nutzungsmessung, damit wir verstehen können, wie unsere Website verwendet wird und wie wir sie verbessern können.

Nach Ihrer Einwilligung können hierfür zufällige Kennungen in Ihrem Browser gespeichert werden, insbesondere die Cookies _ga und _ga_XY5GTG5JJR mit einer möglichen Laufzeit von jeweils bis zu zwei Jahren.

Erfasst werden insbesondere aufgerufene Seiten, Zeitpunkt und Dauer des Besuchs, die verweisende Seite sowie Angaben zu Browser und Endgerät und ein aus der IP-Adresse abgeleiteter ungefährer Standort.

Soweit aktiviert, kann die optimierte Analyse außerdem Interaktionen wie Scrollvorgänge, Klicks auf externe Links, Datei-Downloads, Formularinteraktionen, Videointeraktionen und Seitenwechsel erfassen.

Diese Daten sind pseudonym und nicht anonym. Die verwendeten Kennungen können insbesondere die Wiedererkennung eines Browsers ermöglichen.

Google-Signale und die Verwendung der Google-Analytics-Daten für personalisierte Werbung sind nach unserer Konfiguration deaktiviert; Werbefunktionen von Google Analytics nutzen wir nicht.

Empfänger und Drittlandsübermittlung: Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet die Daten im Rahmen der vereinbarten Datenschutzbedingungen. Eine Übermittlung an Google LLC in den USA kann stattfinden. Soweit einschlägig, erfolgt diese auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise ergänzend auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer: Die genannten Cookies können spätestens nach zwei Jahren ablaufen. Bei Google gespeicherte Daten werden entsprechend den in unserem Google-Analytics-Konto festgelegten Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Google Ads

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie Marketing verwenden wir den Google-Tag AW-18464034314 und gegebenenfalls serverseitige Importe, um Ereignisse unseren Werbeanzeigen zuzuordnen und die Wirksamkeit von Werbekampagnen zu messen.

Google kann außerdem vorhandene Anzeigen-Klickkennungen, Ereigniskennungen, Zeitpunkte sowie bei Käufen Werte und Währung erhalten.

Cookies mit dem Präfix _gcl_ können nach Ihrer Einwilligung eine Laufzeit von bis zu 90 Tagen haben.

Ohne Ihre Marketing-Einwilligung erfolgen weder diese Speicherung noch entsprechende serverseitige Conversion-Übermittlungen durch uns.

ChatGPT Ads (OpenAI)

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie Marketing können der ChatGPT-Ads-Pixel und die OpenAI Conversions API zur Messung der von Ihnen freigegebenen Ereignisse eingesetzt werden.

OpenAI kann dabei insbesondere verfügbare Klick- und Browserkennungen, öffentliche Seitenpfade, Ereignisdaten, IP-Adresse und Browserinformationen erhalten.

Dies dient der Anzeigenzuordnung, Erfolgsmessung und Optimierung unserer Werbekampagnen.

Ohne Ihre Marketing-Einwilligung werden der Pixel und entsprechende serverseitige Übermittlungen durch uns nicht aktiviert.

Meta-Pixel und Conversions API (Facebook und Instagram)

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie Marketing verwenden wir den Meta-Pixel mit der Kennung 1706435847136860. Das Skript wird von connect.facebook.net geladen.

Zweck ist die Erfolgsmessung unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram sowie – soweit von Ihrer Einwilligung umfasst – die Bildung von Zielgruppen für weitere Anzeigen.

Nach Ihrer Einwilligung kann der Pixel insbesondere die Kennung _fbp in Ihrem Browser speichern. Wenn Sie über eine entsprechende Anzeige auf unsere Website gelangen, kann zusätzlich eine _fbc-Kennung verwendet werden.

Dabei können unter anderem die aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Browser- und Geräteangaben sowie die IP-Adresse an Meta übertragen werden.

Unser Server kann bei vorliegender Marketing-Einwilligung die oben beschriebenen Ereignisse zusätzlich über die Meta Conversions API übermitteln. Hierzu können _fbp-/_fbc-Kennungen, IP-Adresse, Browserinformationen und Ereignisdaten gehören.

Browser- und Serverereignisse können eine gemeinsame Ereigniskennung verwenden, um Doppelzählungen zu vermeiden.

Ohne Ihre Marketing-Einwilligung werden weder der Meta-Pixel aktiviert noch entsprechende Ereignisse über die Conversions API durch uns übermittelt.

Gemeinsame Verantwortlichkeit: Soweit die Voraussetzungen vorliegen, sind wir und Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, für die Erhebung und Übermittlung bestimmter Daten gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO. Für die anschließende Verarbeitung durch Meta ist Meta verantwortlich. Die Einzelheiten ergeben sich aus dem von Meta bereitgestellten Zusatz für Verantwortliche.

Daten können an Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt werden. Soweit einschlägig, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise ergänzend auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

TikTok, Microsoft Advertising, LinkedIn, Reddit und X

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie Marketing können außerdem folgende Dienste eingesetzt werden:

TikTok Pixel und Events API, Microsoft Advertising UET und Conversions API, LinkedIn Insight Tag und Conversions API, Reddit Pixel und Conversions API sowie X Pixel und Conversions API.

Diese Dienste dienen der Erfolgsmessung unserer Werbung, der Zuordnung von Ereignissen zu Werbekampagnen und – soweit von Ihrer Einwilligung umfasst – der Zielgruppenbildung.

Je nach Dienst können hierbei Kennungen wie _ttp/ttclid, _uetvid/_uetsid/msclkid, li_fat_id, _rdt_uuid/rdt_cid und _twclid verwendet werden.

Nach Ihrer Marketing-Einwilligung können die Anbieter verfügbare Browser- und Klickkennungen, öffentliche Seiten-URLs, Ereigniskennungen und Zeitpunkte, IP-Adresse und Browserinformationen erhalten.

Ohne Ihre Marketing-Einwilligung werden diese Pixel und Tags nicht aktiviert und entsprechende Ereignisse nicht über serverseitige Conversion-Schnittstellen durch uns an die Anbieter übermittelt.

Abhängig vom jeweiligen Anbieter kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, stattfinden. Einzelheiten zu Datenverarbeitung, Empfängern, Drittlandsübermittlungen und Speicherdauer ergeben sich aus den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

Kontakt-, Registrierungs- und Bestelldaten

Die Nutzung unserer Kontaktformulare, die Registrierung, ein Demo-Anruf, eine Demo-Buchung, eine Bestellung oder ein Kauf ist nicht davon abhängig, dass Sie in Analyse oder Marketing einwilligen.

Die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Daten verarbeiten wir unabhängig von einer Marketing-Einwilligung ausschließlich zu den in den übrigen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken und auf den dort genannten Rechtsgrundlagen.

Eine zusätzliche Übermittlung solcher Ereignisse an Werbeanbieter erfolgt nur, wenn Sie zuvor in Marketing eingewilligt haben.

Ihre Datenschutzeinstellungen und Widerruf

Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über die auf der Website erreichbaren Datenschutzeinstellungen ändern.

Wenn Sie eine zuvor erteilte Einwilligung widerrufen:

• der Widerruf erfasst die weitere einwilligungsabhängige Verarbeitung bereits in der laufenden Sitzung und bei späteren Besuchen;
• erfolgen keine weiteren von dieser Einwilligung abhängigen serverseitigen Tracking- oder Conversion-Übermittlungen;
• werden von uns gesetzte, nicht mehr erforderliche Tracking-Kennungen soweit technisch möglich entfernt.

Der Widerruf wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Ein Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung unberührt. Für eine weitere personenbezogene Speicherung ist eine eigene Rechtsgrundlage erforderlich; die Datenschutzbestimmungen eines Anbieters allein genügen nicht. Fehlt eine weitere Grundlage, besteht grundsätzlich ein Anspruch auf Löschung nach Art. 17 DSGVO. Bei Auftragsverarbeitern liegt die Verantwortung für entsprechende Weisungen bei uns; eigenständig Verantwortliche müssen die Rechtsgrundlage ihrer weiteren Verarbeitung selbst nachweisen. Betroffenenrechte können gegenüber dem jeweiligen Verantwortlichen geltend gemacht werden.

Speicherdauer

Für eigene Trackingdaten sind die Gültigkeit der jeweiligen Kennung, die Bearbeitung des zugehörigen Ereignisses und ein Widerruf maßgeblich. Fällt der Zweck oder die Rechtsgrundlage weg, sind die Daten zu löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder andere tragfähige Rechtsgrundlage besteht. Ein Ablauf der Kennung im Browser ist nicht mit einer Löschung bereits gespeicherter Serverdaten gleichzusetzen.

Die im Browser gespeicherte Auswahl (rl_consent_v1) wird für höchstens 365 Tage als gültig behandelt. Die Messkennung rl_measurement_v1 wird nach 365 Tagen bei weiterer Nutzung erneuert; Angaben in rl_ads_attribution_v1 werden bis zu 90 Tage für die Zuordnung wiederverwendet. Local-Storage-Einträge können bis zum Überschreiben oder Löschen im Browser verbleiben. Diese Nutzungsfristen sind keine Aufbewahrungsfristen für serverseitige Nachweise.

Die Speicherdauer bereits an externe Anbieter übermittelter Daten richtet sich zusätzlich nach den jeweiligen Datenschutz- und Aufbewahrungsbestimmungen des Anbieters.

Nach einem Widerruf erfolgen keine neuen einwilligungsabhängigen Trackingvorgänge oder Übermittlungen durch uns.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Wir löschen die Daten, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Kundenkonto und Dashboard

Kunden erhalten Zugang zu einem persönlichen Dashboard. Hierfür verarbeiten wir Bestandsdaten (Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gebuchtes Paket) sowie Anmeldedaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Absicherung der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie (HttpOnly, Laufzeit 30 Tage) ein; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Reichweitenmessung findet im eingeloggten Kundenbereich nicht statt; die in Abschnitt 4 beschriebene Messung ist dort nicht eingebunden.

Optionale Kalenderverbindung (Google, Microsoft, Calendly, Cal.com, iCloud)

Im Kundenbereich können Sie einen Kalender verbinden. Bei Google Calendar und Microsoft 365 autorisieren Sie rylivo über die Anmeldeseite des Anbieters (OAuth); rylivo erhält dabei kein Passwort. Bei Calendly und Cal.com hinterlegen Sie einen persönlichen Zugangsschlüssel, bei Apple iCloud ein anwendungsspezifisches Passwort für den CalDAV-Zugang. Alle Zugangsdaten werden verschlüsselt in der bei Google Cloud in Frankfurt betriebenen Anwendungsdatenbank gespeichert und in keiner Ansicht wieder ausgegeben.

rylivo verwendet die Kalenderliste bzw. Ereignistypen zur Auswahl und Frei-/Belegt-Zeiten zur Berechnung möglicher Termine. Für die Verfügbarkeitsanzeige werden keine Beschreibungen anderer Termine benötigt. Ein Terminwunsch wird zunächst als Anfrage gespeichert (Name, Rückrufnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Anliegen, Notiz, gewünschte Zeit). Erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch Ihr Team legt rylivo einen Termin beim Anbieter an. Beim manuellen Statusabgleich wird dieser bekannte Termin gelesen; bei einer Stornierung wird er beim Anbieter gelöscht. rylivo legt keine Teilnehmerliste an und versendet keine eigenen Einladungen; Calendly und Cal.com versenden bei einer Buchung jedoch eigene Benachrichtigungen nach ihren Datenschutzbestimmungen.

Zusätzlich speichert rylivo die Kennung und Bezeichnung des ausgewählten Kalenders, Ihre Terminregeln sowie die erfassten Anfragen und deren Terminkennungen und Status. Die erforderlichen Kalenderabfragen und bestätigten Termindaten werden zwischen rylivo und dem jeweiligen Anbieter übertragen (Google Ireland Ltd., Microsoft Ireland Operations Ltd., Calendly LLC (USA, EU-Standardvertragsklauseln), Cal.com Inc. (USA, EU-Standardvertragsklauseln), Apple Distribution International Ltd.). Wenn Sie die Kalenderfunktion für den Telefonassistenten gesondert aktivieren, kann dieser mögliche Zeiten nennen und Anfragen aufnehmen; er kann keine Termine bestätigen oder stornieren.

Google-Nutzerdaten (Limited Use): Daten, die rylivo über Google-Schnittstellen erhält (Google Calendar API als Teil der Google Workspace APIs: Kalenderliste, Frei-/Belegt-Zeiten sowie die von Ihrem Team bestätigten Termine), verwenden wir ausschließlich für die in diesem Abschnitt beschriebene Kalenderfunktion, die Sie im Kundenbereich selbst aktivieren und sehen. Das Sprachmodell des Telefonassistenten erhält daraus nur die für das jeweilige Gespräch berechneten freien Zeiten, nie Inhalte anderer Kalendereinträge. Diese Daten werden weder roh noch aggregiert oder abgeleitet verkauft, für Werbung genutzt oder an Dritte weitergegeben, soweit dies nicht zur Bereitstellung der Funktion (Auftragsverarbeiter nach Abschnitt 8) oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Sie werden nicht zum Erstellen, Trainieren oder Verbessern von allgemeinen KI- oder Machine-Learning-Modellen verwendet. Mitarbeiter von rylivo lesen diese Daten nur mit Ihrer Zustimmung (etwa bei einer Supportanfrage), zur Abwehr von Missbrauch oder Sicherheitsvorfällen oder wenn eine Rechtsvorschrift dies verlangt.

Google API Services and Google Workspace APIs – Limited Use statement: rylivo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs will adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy, including the Limited Use requirements. rylivo does not use, transfer or sell Google user data – raw, aggregated or derived – to create, train or improve foundational or generalized machine learning or artificial intelligence models. The AI model that runs the phone conversation only receives the free time slots computed for the current call so that it can offer them to the caller; it never receives the contents of other calendar entries.

Mit „Trennen“ im Kundenbereich entfernen Sie die gespeicherten Verbindungsdaten bei rylivo. Bereits angelegte Termine beim Anbieter werden dadurch nicht gelöscht; die beim Anbieter erteilte Berechtigung können Sie zusätzlich dort widerrufen. Abgeschlossene, verworfene oder stornierte Terminanfragen löscht rylivo automatisch 90 Tage nach dem Terminende; noch laufende Anfragen bleiben bis zur Klärung gespeichert. Für frühere Löschungen nutzen Sie die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten.

Demo-Termin über die Website

Wenn Sie über die Website einen Vorführtermin buchen, speichern wir Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den gewählten Zeitpunkt, um den Termin durchzuführen und zu bestätigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahme). Die Bestätigung versenden wir über Brevo (Sendinblue GmbH, Berlin). Diese Buchungen löschen wir 90 Tage nach dem Termin.

7. Rechnungs- und Vertragsdaten

Vertrags- und Abrechnungsdaten verarbeiten wir zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und bewahren sie im Rahmen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB).

Für die Abrechnung unserer eigenen Abonnements nutzen wir Stripe. Dabei werden die für Zahlung und Rechnung erforderlichen Kontakt-, Vertrags-, Transaktions- und Zahlungsdaten verarbeitet. Stripe handelt je nach Vorgang als Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortlicher, insbesondere für eigene gesetzliche und Betrugspräventionspflichten. Die Verarbeitung gehört zur Kundenabrechnung und nicht zur Bearbeitung von Anruferdaten im Auftrag des Betriebs. Grundlage unserer Abrechnung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gesetzlich erforderliche Aufbewahrung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Angaben zu den zuständigen Stripe-Gesellschaften, ihrer Rollenverteilung und internationalen Übermittlungen: Stripe Privacy Center · Stripe Data Processing Agreement · Stripe Data Transfers Addendum.

8. Der Dienst: Verarbeitung von Anrufdaten im Auftrag der Betriebe

Verarbeitete Datenkategorien

• Rufnummer des Anrufers (soweit übermittelt) sowie Zeitpunkt und Dauer des Anrufs
• Gesprächsinhalte als Audio-Aufzeichnung und Textprotokoll (Transkript), einschließlich der vom Anrufer mitgeteilten Angaben wie Name, Rückrufnummer, Anliegen und Terminwünsche

Bei der Anrufbearbeitung unterscheiden wir die Verarbeitung des laufenden Gesprächs, die Echtzeit-Transkription, die Speicherung eines Transkripts und einer Zusammenfassung sowie die Speicherung einer Audioaufnahme. Diese Vorgänge haben unterschiedliche Zwecke und Voraussetzungen. Ein Hinweis auf die KI-Nutzung ersetzt keine Einwilligung in eine Audioaufnahme.

Information der Anrufer und Rechtsgrundlage

Der jeweilige Betrieb ist für die Rechtsgrundlage der Bearbeitung seiner Anrufe verantwortlich. Je nach Anliegen kommen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragliche oder vorvertragliche Anfragen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für erforderliche organisatorische Bearbeitung in Betracht. Echtzeit-Transkription und dauerhafte Speicherung sind jeweils gesondert auf Erforderlichkeit und Rechtsgrundlage zu prüfen.

Für eine Audioaufzeichnung ist grundsätzlich vor Aufnahmebeginn eine informierte und eindeutige Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO), etwa durch ein ausdrückliches Ja oder einen Tastendruck. Bloßes Weiterreden nach einer Ansage ist keine solche Zustimmung. Der verantwortliche Betrieb muss den Einwilligungsnachweis und einen praktikablen Kontaktweg ohne Audioaufzeichnung sicherstellen. Ohne die erforderliche Zustimmung darf keine Audioaufnahme erfolgen.

Der Hinweis auf die Interaktion mit einem KI-Assistenten erfolgt zu Gesprächsbeginn. Werden besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, verarbeitet, muss zusätzlich eine einschlägige Voraussetzung nach Art. 9 DSGVO vorliegen. Eine allgemeine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO genügt dafür allein nicht.

Unterauftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir die folgenden Unterauftragsverarbeiter ein. Mit allen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO; Übermittlungen in Drittländer sind durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC) und ergänzende Maßnahmen abgesichert:

Speicherdauer

Der verantwortliche Betrieb legt die Aufbewahrung und Löschung anhand des jeweiligen Anliegens und seiner dokumentierten Weisungen fest. Audioaufnahmen, vollständige Transkripte, Zusammenfassungen und Verbindungsdaten sind dabei getrennt zu beurteilen. Maßgeblich sind die Erledigung der Anfrage, ein noch offener Rückruf oder Termin, erforderliche Nachweise und gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Die Laufzeit des Abonnements allein begründet keine Speicherung jedes Gesprächs über die gesamte Vertragsdauer.

rylivo unterstützt den Betrieb bei Export und Löschung auf Weisung. Nach Ende der Auftragsverarbeitung sind die Daten nach Wahl des Betriebs zurückzugeben oder zu löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Löschanweisungen müssen auch zugehörige Audioobjekte, Anhänge und Kopien berücksichtigen. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Informationen zu den für eine Übermittlung verwendeten Garantien und eine Kopie der einschlägigen Standardvertragsklauseln können Sie über die Kontaktdaten in Abschnitt 1 anfordern.

WhatsApp-Gespräche und Anhänge

Gespräche und Anhänge werden zugriffsgeschützt in Ihrem Arbeitsbereich zur Bearbeitung von Kundenanfragen gespeichert. Als verantwortlicher Betrieb legen Sie fest, welche Daten dafür noch benötigt werden. Für die Umsetzung von Lösch- oder Exportanweisungen unterstützt Sie unser Support; gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Rechte betroffener Personen bleiben maßgeblich. Sprachnachrichten werden über Soniox in der EU transkribiert.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Soweit sich die Einwilligung auf Analyse- oder Marketingdienste dieser Website bezieht, können Sie den Widerruf jederzeit über die auf der Website erreichbaren Datenschutzeinstellungen erklären. Der Widerruf muss so einfach möglich sein wie die Erteilung der Einwilligung.

Für Anrufer: Richten Sie Ihre Anfrage bitte vorrangig an den Betrieb, den Sie angerufen haben — er ist Verantwortlicher für Ihre Daten. Selbstverständlich unterstützen wir die Betriebe bei der Beantwortung und leiten an uns gerichtete Anfragen unverzüglich weiter.

Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Für rylivo zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

10. Aktualität dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar.